La elección rápida: Word, Excel y PowerPoint son el núcleo; con Docs, Sheets y Slides resuelves sin pagar
Si vas a usar la ofimática en un equipo con Windows y necesitas compatibilidad total con archivos del trabajo o la universidad, empieza por Microsoft Word, Excel y PowerPoint: son los tres programas con los que te enviarán la mayoría de documentos y con los que no tendrás sorpresas al abrir un .docx, .xlsx o .pptx ajenos. Si tu prioridad es no pagar nada y usar el ordenador sin conexión, la alternativa es LibreOffice (Writer, Calc e Impress), disponible en Windows, macOS y Linux, con formatos compatibles con los de Microsoft. Si trabajas sobre todo desde el navegador, compartes archivos con frecuencia y necesitas edición simultánea de varias personas, Google Docs, Google Sheets y Google Slides resuelven sin instalar nada, gratis, y dejan todo guardado en la nube.
Qué se entiende por ofimática básica y dónde encaja en el trabajo diario
Ofimática básica es el conjunto de programas destinados a producir, tratar y compartir documentos de oficina en formato digital: textos, hojas de cálculo, presentaciones, correo electrónico y archivos en la nube. No es informática general: un ofimático no programa, no diseña ni administra sistemas; usa piezas ya hechas para tareas repetitivas del día a día. En la práctica, eso se traduce en escribir una carta o un informe en un procesador de textos, llevar un presupuesto o un listado en una hoja de cálculo, preparar una presentación con diapositivas, enviar y recibir correo, y guardar los archivos en una carpeta local o en la nube para accederlos desde cualquier dispositivo.
Los seis programas que cubren el 90% de lo que vas a necesitar y qué hace cada uno
| Programa | Tipo de documento | Función principal | Formato nativo | Trabajo offline | Colaboración en tiempo real | Coste para uso personal |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Microsoft Word | Procesador de textos | Crear y editar textos con formato, imágenes y tablas | .docx | Sí | Limitada (con OneDrive) | Incluido en Microsoft 365 (99 USD (~88 € · ~1.820 MXN · ~317.490 COP · ~150.070 ARS)/año) |
| Microsoft Excel | Hoja de cálculo | Cálculos, tablas, gráficos y tablas dinámicas | .xlsx | Sí | Limitada (con OneDrive) | Incluido en Microsoft 365 (99 USD (~88 € · ~1.820 MXN · ~317.490 COP · ~150.070 ARS)/año) |
| Microsoft PowerPoint | Presentaciones | Diapositivas con texto, imágenes y animaciones | .pptx | Sí | Limitada (con OneDrive) | Incluido en Microsoft 365 (99 USD (~88 € · ~1.820 MXN · ~317.490 COP · ~150.070 ARS)/año) |
| Google Docs | Procesador de textos | Crear y editar textos desde el navegador | .gdoc | Limitado (con Chrome) | Sí, nativa | Gratis |
| Google Sheets | Hoja de cálculo | Cálculos, tablas, gráficos y trabajo compartido | .gsheet | Limitado (con Chrome) | Sí, nativa | Gratis |
| Google Slides | Presentaciones | Diapositivas editables desde el navegador | .gslides | Limitado (con Chrome) | Sí, nativa | Gratis |
Los tres de Microsoft son aplicaciones de escritorio instalables en Windows y macOS; los de Google funcionan en navegador, Android e iOS, con modo offline limitado en Chrome.
Procesador de textos: Word y Google Docs
Word y Google Docs resuelven la misma tarea: redactar cartas, informes, currículos y documentos largos con formato. La diferencia práctica está en el formato nativo —.docx frente a .gdoc— y en el entorno de uso.
A favor de Word: compatibilidad plena con .docx en cualquier empresa o institución, trabajo fluido sin conexión, revisión avanzada, plantillas, diccionarios y corrección gramatical. En contra: requiere licencia de Microsoft 365 (99 USD (~88 € · ~1.820 MXN · ~317.490 COP · ~150.070 ARS)/año en el plan Personal) y su mejor integración con OneDrive solo llega con esa suscripción.
A favor de Google Docs: gratis, colaborativo —varias personas editan a la vez viendo los cambios en vivo—, historial de versiones automático y sin instalación. En contra: las opciones avanzadas de maquetación, índices, referencias cruzadas y combinación de correspondencia son más básicas; algunos .docx complejos pierden formato al abrirlos en Docs. Conviene Word si trabajas en local, recibes muchos .docx o necesitas maquetación profesional. Conviene Google Docs si trabajas en equipo a distancia, editas desde el navegador o no quieres pagar licencia.
Hojas de cálculo: Excel y Google Sheets
Excel y Google Sheets sirven para lo mismo en su capa básica: presupuestos, listados, tablas, gráficos sencillos y fórmulas. La diferencia está en la profundidad y en el formato —.xlsx frente a .gsheet—.
A favor de Excel: tablas dinámicas, Power Query, Power Pivot, macros en VBA, Solver, auditoría de fórmulas y compatibilidad total con archivos del trabajo. En contra: la versión completa va en la suscripción de Microsoft 365 (99 USD (~88 € · ~1.820 MXN · ~317.490 COP · ~150.070 ARS)/año) y su mejor colaboración en tiempo real llega con OneDrive; las funciones más avanzadas tienen curva de aprendizaje real.
A favor de Google Sheets: gratis, colaboración en tiempo real con varios cursores, funciones propias como GOOGLEFINANCE o IMPORTRANGE para cruzar hojas entre documentos, y acceso desde el navegador sin instalar. En contra: con tablas grandes (decenas de miles de filas) rinde peor que Excel, las tablas dinámicas son más limitadas y las macros usan Apps Script, un lenguaje propio con menos recorrido profesional. Conviene Excel si manejas datos en gran volumen, necesitas tablas dinámicas o VBA. Conviene Google Sheets si priorizas colaboración y quieres empezar sin coste.
Presentaciones: PowerPoint y Google Slides
PowerPoint y Google Slides crean presentaciones con diapositivas: clases, exposiciones, pitch comerciales, defensas de proyectos. El formato nativo es .pptx frente a .gslides.
A favor de PowerPoint: más plantillas y efectos, mejor control del diseño, exportación limpia a PDF y vídeo, e integración con Word y Excel. En contra: requiere Microsoft 365 (99 USD (~88 € · ~1.820 MXN · ~317.490 COP · ~150.070 ARS)/año) y, sin OneDrive, no hay colaboración simultánea nativa.
A favor de Google Slides: gratis, colaboración en vivo, accesible desde el navegador y compatible con archivos .pptx al abrirlos. En contra: las plantillas y efectos avanzados son más limitados; al exportar a .pptx puede perderse alguna animación o transición. Conviene PowerPoint si presentas a menudo, necesitas un diseño cuidado o compartes .pptx con empresas que usan Microsoft. Conviene Google Slides si editas con otras personas a la vez o quieres empezar sin coste.
Lo que falta para que la ofimática básica funcione de verdad: correo, almacenamiento y archivos
Los tres programas anteriores resuelven crear documentos, pero sin correo y sin nube no hay forma práctica de enviarlos ni de no perderlos. El correo es el canal de envío de archivos por excelencia, tanto en entorno laboral como personal.
- Correo: Outlook (incluido en Microsoft 365) o Gmail (gratis, con 15 GB de almacenamiento en cuentas personales a octubre de 2026) cubren el envío y recepción de archivos adjuntos. Outlook encaja con Word/Excel/PowerPoint; Gmail encaja con Docs/Sheets/Slides.
- Nube: OneDrive (1 TB incluido en Microsoft 365 Personal), Google Drive (15 GB gratis) o Dropbox (2 GB en el plan gratuito) permiten guardar, sincronizar y compartir archivos. Si ya eliges una suite, usa su nube: evita duplicar archivos y reduce líos de versiones.
- Organización de archivos: crea una carpeta por proyecto o por área (por ejemplo, "Facturación 2026", "TFG"), pon nombres de archivo con fecha al principio en formato AAAA-MM-DD y versión al final ("2026-03-15_informe_v2.docx"), y no uses espacios ni caracteres raros ("ñ", "&", "#") para evitar problemas al abrir en Mac, Linux o en la nube.
Ejemplo con cifras: un autónomo que en 2026 usa Microsoft 365 Personal paga 99 USD (~88 € · ~1.820 MXN · ~317.490 COP · ~150.070 ARS) al año (precio consultado en la web oficial de Microsoft) y obtiene Word, Excel, PowerPoint, Outlook y 1 TB en OneDrive. Si en cambio usa Google Workspace Individual, el plan de pago ronda los 8,40 USD (~7 € · ~155 MXN · ~26.940 COP · ~12.730 ARS) al mes según la página oficial de Google Workspace (2026), con Docs, Sheets, Slides, Gmail y Drive, y puede empezar gratis con 15 GB mientras decide.
Orden recomendado para aprender según tu punto de partida
- Manejo del equipo y archivos: aprende a crear carpetas, mover, copiar, renombrar, buscar y guardar archivos; entiende qué es una extensión (.docx, .xlsx, .pptx) y dónde se guardan los archivos en Windows, macOS o el móvil. Dedicación práctica: una o dos semanas practicando a diario.
- Word, Excel y PowerPoint nivel básico: cubre en cada uno abrir, crear, dar formato, guardar e imprimir un documento sencillo. Recursos: cursos gratuitos oficiales de Microsoft Learn (support.microsoft.com) y la formación de Google en support.google.com para Docs, Sheets y Slides.
- Correo y nube: configura una cuenta en Outlook o Gmail, adjunta archivos, crea carpetas y etiquetas, y sincroniza con OneDrive o Drive para no perder nada. Dedicación práctica: una semana.
- Excel intermedio y, si lo necesitas, Access como base de datos: aprende fórmulas (BUSCARV/INDICE+COINCIDIR, SUMAR.SI.CONJUNTO, SI.ERROR), tablas dinámicas y gráficos; si manejas listas grandes (clientes, inventario, alumnos), añade Access de Microsoft para crear bases de datos relacionales con formularios e informes. Dedicación práctica: varias semanas de práctica con datos reales.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la ofimática?
Ofimática es el conjunto de programas y técnicas que se usan para crear, editar y compartir documentos de oficina en formato digital: textos, hojas de cálculo, presentaciones, correo electrónico y archivos en la nube.
¿Qué programas forman la ofimática básica?
Los seis programas más usados son Microsoft Word, Excel y PowerPoint, y sus equivalentes gratuitos Google Docs, Google Sheets y Google Slides. A esto se suman un cliente de correo (Outlook o Gmail) y un servicio de almacenamiento en la nube (OneDrive, Google Drive o Dropbox).
¿Qué se necesita para empezar en ofimática?
Un ordenador con conexión a internet, una cuenta de correo y los seis programas mencionados. Si no se quiere pagar, basta con Docs, Sheets y Slides en el navegador y una cuenta de Gmail para empezar sin coste.
¿Cuál es la diferencia entre Word y Google Docs?
Word es una aplicación de escritorio de pago (incluida en Microsoft 365, 99 USD (~88 € · ~1.820 MXN · ~317.490 COP · ~150.070 ARS) al año en el plan Personal en 2026) con mejor maquetación y trabajo sin conexión. Google Docs es gratuito, funciona en el navegador y permite que varias personas editen el mismo documento a la vez.
¿Qué es mejor para aprender ofimática?
Empezar por Google Docs, Sheets y Slides si se quiere evitar costes y trabajar desde el navegador; o por Word, Excel y PowerPoint si se busca compatibilidad total con archivos del entorno laboral o académico. En ambos casos, los cursos gratuitos de Microsoft Learn y Google Support cubren el nivel básico.
Fuentes
- RedcapacitacionQué es la Ofimática: Programas, Para Qué Sirve y Cómo Aprenderlaconsultado el 13/10/2026
- CourseraCompetencias digitales. Herramientas de ofimática (Microsoft Word …consultado el 13/10/2026
- UnexCompetencias informáticas básicas: Ofimática básica – Biblioguíasconsultado el 13/10/2026
- CursosnascorOfimática básica: qué es y qué herramientas debes conocerconsultado el 13/10/2026